Einen zusätzlichen User hinzufügen

Warum zusätzliche User im Portal anlegen?

Das Anlegen zusätzlicher User im Portal ist wichtig, um Dein wachsendes Team zu verwalten und die Zusammenarbeit zu verbessern. Durch das Hinzufügen neuer User kannst Du Aufgaben effizient delegieren, Zugriffsrechte steuern und sicherstellen, dass alle vernetzt bleiben.

Diese Funktion ermöglicht es Dir, Dein Kommunikationsnetzwerk mühelos zu erweitern – ideal für das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Zusammenarbeit mit externen Partnern und reibungslose Abläufe. Folge den Schritten unten, um zusätzliche User anzulegen und das volle Potenzial Deines Portal-Accounts zu nutzen.

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Wie legst Du einen User an?

Gehe zu User.
Klicke auf Hinzufügen.

Du findest fünf Tabs:

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User

Gib Vor- und Nachname, E-Mail-Addresse und optional eine Beschreibung ein.
Pass die Spracheinstellung bei Bedarf an.
Erstelle ein Passwort oder wähle „E-Mail senden und User neues Passwort setzen lassen".
Weise User-Rechte unter Rechteverwaltung zu:

Administrator: Voller Zugriff.
Account Manager: Fast alle Aufgaben außer administrativen Einstellungen und Hinzufügen von Services.
Gesprächsdetails: Nur Anrufstatistiken einsehen.
Endbenutzer: Nur eigene Erreichbarkeit verwalten.

Klicke auf User erstellen.

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Eingehende Anrufe

Lege Deine Erreichbarkeit fest und aktiviere die App und das Webphone. Standardmäßig ist eine interne Nummer hinterlegt, die Du ändern kannst.
Erreichbarkeit festlegen: Passe sie unter Wähle hier das Ziel für Deinen User an. Wenn Du nicht erreichbar bist, wird Dein User Account im Anrufplan übersprungen. Optional kannst Du die interne Nummer Deines Ziels ändern.
Tischtelefon nutzen: Anleitungen für gängige Geräte findest Du hier.

Hinweis: Du kannst die Erreichbarkeit nur verwalten, wenn Du im Anrufplan enthalten bist.

Nummern hinzufügen: Wähle Neue Rufumleitung hinzufügen für die Weiterleitung auf ein Mobiltelefon. Folge dieser Anleitung. Wenn die Nummer bereits in der Plattform ist, klicke auf Ausgewählte Nummer(n) zum User hinzufügen.
Handy App-Fallback: Aktiviere diese Option, um sicherzustellen, dass Anrufe auf Dein Mobiltelefon weitergeleitet werden, wenn die Internetverbindung schwach oder nicht vorhanden ist.

Hinweis: Die Anrufbestätigung ist aktiviert, wenn der Handy App-Fallback aktiviert ist. Stelle den Anrufplan auf mindestens 40 Sekunden ein, damit genug Zeit zum Annehmen bleibt.

Click-to-Call-Ziel: Lege fest, welches Gerät für ausgehende Anrufe über die Click-to-Call-Erweiterung verwendet werden soll.

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Ausgehende Anrufe

Lege fest, welche Telefonnummer für ausgehende Anrufe verwendet werden soll.
Du hast zwei Optionen für ausgehende Anrufe:

Dieselbe ausgehende Telefonnummer für alle Telefone verwenden: Wähle diese Option, wenn Du für alle ausgehenden Anrufe dieselbe Nummer verwenden möchtest.
Unterschiedliche ausgehende Telefonnummern pro Telefon verwenden: Wähle diese Option, wenn Du für ausgehende Anrufe verschiedene Nummern und/oder Namen verwenden möchtest.

Du kannst auch verschiedene Namen festlegen, die übermittelt werden. Der Name wird nur bei internen Anrufen übermittelt.

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Sicherheit

Lege hier Sicherheitsanforderungen fest.
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Aus Sicherheitsgründen kann dies nur für den Account eingerichtet werden, in dem Du aktuell angemeldet bist.
Passwortwechsel nach nächstem Login erforderlich, damit der neue User beim ersten Login ein neues Passwort festlegt.
Automatisches Abmelden nach 10 Minuten, wenn Du die Plattform 10 Minuten oder länger nicht genutzt hast.
VoIP-Login-Details zurücksetzen, wenn Du die VoIP-Details für bestimmte Geräte ändern möchtest. Die Details werden automatisch in der App und im Webphone neu geladen, sodass Du Dich nicht erneut anmelden musst.

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Anrufzugriff

Lege fest, welche Nummern der User anrufen darf. Markiere, was zutrifft.

Hinweis: Vergiss nicht, den User zu Deinem Anrufplan hinzuzufügen, nachdem Du ihn erstellt hast.

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Deinen User Account zum Anrufplan hinzufügen

Gehe zu Anrufpläne
Klicke auf die Telefonnummer des Anrufplans, den Du bearbeiten möchtest.
Klicke auf Anrufplan ändern.

Der Anrufplan ist jetzt im Bearbeitungsmodus.
Prüfe im Anrufplan, wo Du als User eingefügt werden möchtest. Klicke auf Ändern oder Schritt hinzufügen.

Wähle im ersten Dropdown-Menü das User-Modul aus.

Wähle im zweiten Dropdown-Menü Deinen User Account aus.
Lege fest, wie viel Klingelzeit Du hinzufügen möchtest. Dies gibt an, wie viele Sekunden Dein User Account klingelt. Wir empfehlen 20 Sekunden, da der durchschnittliche Anrufer nicht länger warten möchte, wenn er ein Telefon klingeln hört. Es ist wichtig, dass er nicht auflegt, bevor er zum nächsten Schritt im Anrufplan weitergeleitet wird.
Klicke auf Bestätigen.

Muss Dein User Account an anderen Stellen im Anrufplan eingefügt werden? Passe diese auf die gleiche Weise an.
Fertig? Dann klicke auf Änderungen speichern und klicke auf speichern. Dein User Account ist jetzt in Deinem Anrufplan aktiv.
Du hast mehrere Anrufpläne? Führe die oben genannten Schritte auch für diese Anrufpläne durch.

FAQ

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Ich habe mich auf erreichbar gesetzt, aber warum klingelt mein Telefon nicht?

Stelle sicher, dass Dein User im Anrufplan richtig konfiguriert ist.
Bestätige, dass Du auf dem richtigen Gerät erreichbar bist – sei es die App, das Webphone oder eine Mobilnummer.

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Warum klingelt mein Telefon, obwohl ich mich auf „nicht erreichbar" gesetzt habe?

Dein Telefon ist möglicherweise separat im Anrufplan eingerichtet statt über Deinen User Account, was Deine Erreichbarkeitseinstellungen überschreiben kann. Stelle sicher, dass Dein User Account im Anrufplan enthalten ist, damit Deine Erreichbarkeitseinstellungen korrekt angewendet werden.

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Wie lösche ich einen User?

Gehe zu User.
Klicke auf das Kreuz-Symbol neben dem User, den Du löschen möchtest.
Klicke dann auf Ja, User löschen. Der User ist jetzt gelöscht.

User lässt sich nicht löschen? Das kann daran liegen, dass Du bei diesem User angemeldet bist oder nicht die nötigen Berechtigungen zum Löschen von Usern hast. Melde Dich mit einem anderen Account an, der über Admin-Rechte verfügt, um das Problem zu lösen.

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Meine Kollegin wird als „grün" angezeigt, ist aber tatsächlich nicht erreichbar. Woran liegt das?

Wenn das Ziel Deiner Kollegin auf eine externe Nummer wie ein Mobiltelefon gesetzt ist, kann die Plattform den Status dieser externen Nummer nicht erkennen. Das bedeutet, Deine Kollegin könnte auf ihrem Handy telefonieren, während sie in der Plattform noch als online erscheint. Um Missverständnisse zu vermeiden, solltet ihr Euch auf nicht erreichbar setzen, wenn ihr tatsächlich nicht verfügbar seid.

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Warum sehe ich nicht, auf welchem Gerät meine Kollegin erreichbar ist?

Unsere Plattform zeigt die Erreichbarkeit einer Person und nicht die einzelner Geräte an. Deshalb sind die VoIP Accounts, die mit einem User verknüpft sind, nicht sichtbar – der allgemeine Erreichbarkeitsstatus des Users hat Vorrang. Wenn Du einen bestimmten VoIP Account kontaktieren möchtest, füge die Account-Nummer und den zugehörigen Namen zu Deinen Kontakten hinzu.

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Wie viele VoIP Accounts bekommt man mit einem User?

Jeder User Account kommt standardmäßig mit drei VoIP Accounts. So kannst Du je nach Bedarf zwischen Deinem Tischtelefon, Webphone oder der App wechseln.

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Wie kann ich einem User Account weitere VoIP Accounts hinzufügen?

Es ist nicht möglich, einem einzelnen User weitere VoIP Accounts hinzuzufügen. Um zusätzliche VoIP Accounts zu erhalten, musst Du einen weiteren User einrichten.

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Wo kann ich meine Erreichbarkeit ändern?

Du kannst Deine Erreichbarkeit über die App, das Webphone oder in der Plattform ändern. Selbst wenn Du die App nicht regelmäßig nutzen möchtest, empfehlen wir, sie für diesen Zweck zu installieren. Da die meisten Menschen ihr Telefon immer dabeihaben, ist es praktisch, Deine Erreichbarkeit unterwegs zu aktualisieren, falls Du es woanders vergessen hast.

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Wie änderst Du die verschiedenen User-Rechte?

Bei einem User kannst Du wählen, welche User-Rechte Du vergibst. Hier eine kurze Erklärung dieser Rechte:

Melde Dich in der Plattform an.
Klicke oben rechts auf Account.
Klicke auf Gruppen.
Hier findest Du eine kompakte Erklärung der vier verfügbaren Gruppen, auch User-Rechte genannt:

End User: Kann nur die eigene Erreichbarkeit verwalten.
Administration: Hat volle Kontrolle über das System und kann alles einsehen und ändern.
Account Management: Kann fast alle Aufgaben erledigen, außer Admin-Einstellungen zu ändern.
Call Details: Kann nur Anrufstatistiken einsehen.

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Wie kann ich nur für meine Kollegen erreichbar sein?

Wenn der User diesen Status hat, bist Du nur über Deine interne Nummer erreichbar. Kollegen können Dich erreichen, aber wenn jemand die Telefonnummern anruft, für die Du im Anrufplan eingetragen bist, bist Du nicht erreichbar.

Unter Wo möchtest Du Anrufe empfangen? kannst Du auswählen, auf welchem Gerät Du von Deinen Kollegen erreicht werden möchtest.

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