Was ist eine Anrufgruppe?
Wenn mehrere Ziele (VoIP-Telefone, die App, das Webphone und/oder Handys) gleichzeitig klingeln sollen, ist die Anrufgruppe die Lösung. Diese Anleitung erklärt, wie Du eine Anrufgruppe im Admin anlegst und in Deinen Anrufplan integrierst, um die Funktion zu aktivieren.
Admin: Eine Anrufgruppe erstellen
- Gehen Sie zu Anrufgruppen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Sie können nun beginnen, die Anrufgruppe nach Ihren Wünschen anzupassen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Funktionen zur Verfügung stehen.
- Interne Nummer (Durchwahl)
- Beschreibung
- Klingelmethode
- Rufumleitung ignorieren
Die interne Nummer ermöglicht es Ihnen, schnell die gesamte Anrufgruppe zu erreichen und so einen schnellen und effektiven Kundensupport sicherzustellen, indem Sie problemlos ein verfügbares Teammitglied erreichen.
Fügen Sie der Anrufgruppe eine Beschreibung hinzu, um einfach zu erkennen, welche Kollegen in der jeweiligen Gruppe enthalten sind.
Es gibt zwei Möglichkeiten für die Behandlung eingehender Anrufe:
Die Smart Rufreihenfolge stellt sicher, dass der eingehende Anruf den Kollegen erreicht, der am besten geeignet ist, den Anrufer zu unterstützen. In Anrufgruppen mit dieser Methode sind Anrufe tendenziell kürzer und Weiterleitungen seltener.
Bei dieser Methode werden alle Mitglieder der Anrufgruppe gleichzeitig benachrichtigt. Die erste Person, die abnimmt, spricht mit dem Kunden.
Wir empfehlen diese Option, um Rufumleitungen an VoIP-Telefonen zu verhindern. So bleibt jedes ausgewählte Mitglied der Anrufgruppe jederzeit erreichbar, und Anrufe werden an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet, ohne anderweitig umgeleitet zu werden.
Anrufbestätigung
Diese Funktion stellt sicher, dass Kunden nicht in der Voicemail Ihres Mobilfunkanbieters landen. Es gibt drei verfügbare Optionen:
- Die Anrufbestätigung ist deaktiviert.
- Es besteht die Möglichkeit, dass der Kunde in Ihrer Voicemail landet.
- Wenn Sie einen Anruf auf eine externe Nummer erhalten, hören Sie zunächst eine Ansage: „Drücken Sie die 1, um diesen Anruf anzunehmen."
- So wird sichergestellt, dass der Anruf nicht von der Voicemail Ihres Mobilfunkanbieters beantwortet wird.
- Wir empfehlen diese Option, wenn Sie Mobil- oder Festnetznummern in einer Anrufgruppe haben.
- Ähnlich wie die Standard-Option, aber Sie können Ihre eigene Ansage aufnehmen oder eine andere Sprache wählen.
- Nachdem Sie den Anruf angenommen haben, hören Sie Ihre eigene Ansage und drücken die 1. Danach haben Sie den Anrufer am Telefon. Das ist nützlich, wenn Sie mehrere Firmennamen haben und wissen möchten, welche Firma angerufen wurde.
- Nachrichteneinstellungen: Wählen Sie Ihre Sprache
- Drücken Sie die 1, um diesen Anruf anzunehmen: Hier können Sie die Standardansage „Drücken Sie die 1, um diesen Anruf anzunehmen" durch eine eigene Nachricht ersetzen.
- Nicht mehr erreichbar: Hier können Sie die Standardansage „Nicht mehr erreichbar" durch eine eigene Nachricht ersetzen.
- Ziele Im Bereich Ziele können Sie genau festlegen, was Sie in der Anrufgruppe ansprechen möchten. Um jede Ziel-Option besser zu verstehen, lesen Sie die detaillierten Beschreibungen unten.
- Ein VoIP Account im Anrufplan leitet Anrufe immer an ein bestimmtes Gerät weiter, ob Tischtelefon, Webphone, ein anderes Softphone oder eine App.
- Wenn Sie verhindern möchten, dass das Gerät klingelt, ohne den Anrufplan zu ändern, können Sie das Tischtelefon, die App oder das Webphone auf Bitte nicht stören setzen.
- VoIP-Trunks, auch als SIP-Trunks oder Trunk-Accounts bekannt, werden in einer VoIP-Telefonanlage konfiguriert und stellen die Registrierung auf Voys-Servern sicher.
- Diese Option wird verwendet, wenn Sie Ihre eigene VoIP-Telefonanlage haben.
- Die Rufumleitung ermöglicht es Ihnen, einen Endpunkt hinzuzufügen, damit Ihre Geschäftstelefonnummer weitergeleitet werden kann.
- Wie der Name vermuten lässt, können Sie Anrufe sowohl an Festnetz- als auch an Mobilnummern weiterleiten.
- Wenn Sie einen User Account zum Anrufplan hinzufügen, wird eine bestimmte Person angerufen.
- Der User kann seinen eigenen Endpunkt wählen, z. B. das Gerät, auf dem er in diesem Moment Anrufe empfangen möchte.
- Jeder User kann bis zu drei VoIP Accounts verwenden und so zwischen einem Tischtelefon, dem Webphone oder der App wechseln.
- Zusätzlich können User ihre eigene Handynummer oder eine andere Festnetz- oder Mobilnummer für die Rufumleitung hinzufügen.
- Wenn User nicht erreichbar sein möchten, können sie ihren Endpunkt auf Offline, Bitte nicht stören oder nur für Kollegen erreichbar setzen.
Klicken Sie auf Speichern. Sie haben jetzt eine Anrufgruppe erstellt.
Anrufplan: Anrufgruppe hinzufügen
- Click on Dial Plans.
- Select the phone number where you want to add the call group.
- Press Edit Dial Plan.
- Press Add Step where you want the call group to ring.
- In the first dropdown menu, search for Call Group.
- In the second dropdown menu, choose the call group you want to add.
- Ring time refers to the number of seconds the destinations in the call group will ring before the customer is sent to the next step in the dial plan.
- Press Confirm.
- Press Save Changes.
- Press Save.
The Call Group is now active in the dial plan and therefor live.
Filter: In welcher Gruppe bist Du?
Du kannst auch die Filtersuche im Anrufgruppen-Modul nutzen, um herauszufinden, in welcher Anrufgruppe Du oder Deine Kollegen seid.
Gib den Zieltyp ein: User, VoIP Accounts oder Rufumleitung, wähle das Ziel aus, das Du prüfen möchtest, und klicke auf Suchen.
Keine Ergebnisse? Das kann daran liegen, dass Du nach Deinem VoIP Account gesucht hast, während Dein User in der Anrufgruppe ausgewählt ist – oder natürlich umgekehrt!
FAQ
Um Verwechslungen zu vermeiden, wählen Sie für eine Anrufgruppe eine interne Nummer, die mit einer anderen Ziffer beginnt als Ihre VoIP und User Accounts. So lässt sich jeder Nummerntyp leicht unterscheiden.
Die Aufforderung „Drücke 1 zum Annehmen" verhindert, dass Anrufe zur Voicemail Deines Mobilfunkanbieters gehen, es sei denn, Du deaktivierst sie. Um diese Aufforderung zu umgehen, stelle die Klingelzeit der Anrufgruppe kürzer ein als die Aktivierungszeit Deiner mobilen Voicemail, damit unsere Plattform den Anruf abrufen kann, bevor die Voicemail aktiviert wird.
Um sicherzustellen, dass nur ein Gerät gleichzeitig klingelt, fügen Sie eine Warteschleife mit der Round-Robin-Einstellung zu Ihrem Anrufplan hinzu. Diese Konfiguration wechselt zwischen den Geräten und lässt sie nacheinander klingeln.
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