Was ist eine Anrufgruppe?
Wenn mehrere Ziele (VoIP-Telefone, die App, das Webphone und/oder Mobiltelefone) gleichzeitig klingeln sollen, ist die Anrufgruppen-Funktion die richtige Lösung. Diese Anleitung erklärt, wie Du eine Anrufgruppe im Admin erstellst und in Deinen Anrufplan integrierst, um die Funktion zu aktivieren.
Admin: Eine Anrufgruppe erstellen
- Gehe zu Anrufgruppen.
- Klicke auf Hinzufügen.
Jetzt kannst Du die Anrufgruppe nach Deinen Wünschen anpassen. Lies weiter unten, welche Funktionen Dir zur Verfügung stehen.
- Interne Nummer (Durchwahl)
- Beschreibung
- Rufmethode
- Rufumleitung ignorieren
Die interne Nummer ermöglicht es Dir, schnell die gesamte Anrufgruppe zu erreichen und so einen schnellen und effektiven Kundensupport sicherzustellen, indem Du problemlos ein verfügbares Teammitglied erreichst.
Füge eine Beschreibung zur Anrufgruppe hinzu, um leicht zu erkennen, welche Kollegen in jeder Gruppe enthalten sind.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eingehende Anrufe zu handhaben:
Die Smart Rufreihenfolge stellt sicher, dass der eingehende Anruf den Kollegen erreicht, der am besten helfen kann. In Anrufgruppen mit dieser Methode sind Anrufe tendenziell kürzer und es gibt weniger Weiterleitungen.
Bei dieser Methode werden alle Mitglieder der Anrufgruppe gleichzeitig benachrichtigt. Die erste Person, die abnimmt, spricht mit dem Kunden.
Wir empfehlen diese Option, um Rufumleitungen auf VoIP-Telefonen zu verhindern. So bleibt jedes ausgewählte Mitglied der Anrufgruppe jederzeit verfügbar, um Anrufe zu empfangen und an die entsprechenden Teammitglieder weiterzuleiten, ohne sie anderweitig umzuleiten.
Anrufbestätigungstyp
Diese Funktion stellt sicher, dass Kunden nicht in der Voicemail Deines Mobilfunkanbieters landen. Es gibt drei Optionen:
- Die Anrufbestätigung ist deaktiviert.
- Es besteht die Möglichkeit, dass der Kunde in Deiner Voicemail landet.
- Wenn Du einen Anruf auf eine externe Nummer erhältst, hörst Du zuerst die Ansage: „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen."
- So wird sichergestellt, dass der Anruf nicht von der Voicemail Deines Providers angenommen wird.
- Wir empfehlen diese Einstellung, wenn Du Mobil- oder Festnetznummern in einer Anrufgruppe hast.
- Ähnlich wie die Standard-Option, aber Du kannst Deine eigene Ansage aufnehmen oder eine andere Sprache wählen.
- Nachdem Du den Anruf angenommen hast, hörst Du Deine eigene Ansage und drückst 1. Danach hast Du den Anrufer am Telefon. Das ist nützlich, wenn Du mehrere Firmennamen hast, damit Du weißt, welche Firma angerufen wurde.
- Ansageeinstellungen: Wähle Deine Sprache
- Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen: Hier kannst Du die Standardansage „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen" durch eine eigene Ansage ersetzen.
- Nicht mehr verfügbar: Hier kannst Du die Standardansage „Nicht mehr verfügbar" durch eine eigene Ansage ersetzen.
- Ziele Im Bereich Ziele kannst Du genau festlegen, was in der Anrufgruppe angesprochen werden soll. Um jede Zieloption besser zu verstehen, lies die detaillierten Beschreibungen unten.
- Ein VoIP Account im Anrufplan leitet Anrufe immer an ein bestimmtes Gerät weiter, sei es ein Tischtelefon, das Webphone, ein anderes Softphone oder eine App.
- Wenn Du verhindern möchtest, dass das Gerät klingelt, ohne den Anrufplan zu ändern, kannst Du das Tischtelefon, die App oder das Webphone auf „Bitte nicht stören" setzen.
- VoIP-Trunks, auch bekannt als SIP-Trunks oder Trunk-Accounts, werden in einer VoIP-Telefonanlage konfiguriert und sorgen für die Registrierung auf Voys-Servern.
- Diese Option wird verwendet, wenn Du eine eigene VoIP-Telefonanlage hast.
- Die Rufumleitung ermöglicht es Dir, einen Endpunkt hinzuzufügen, damit Deine Geschäftsnummer weitergeleitet werden kann.
- Wie der Name schon sagt, kannst Du Anrufe sowohl an Festnetz- als auch an Mobilnummern weiterleiten.
- Wenn Du einen User Account zum Anrufplan hinzufügst, wird eine bestimmte Person angerufen.
- Der User kann seinen eigenen Endpunkt wählen, zum Beispiel das Gerät, auf dem er zu diesem Zeitpunkt Anrufe empfangen möchte.
- Jeder User kann bis zu drei VoIP Accounts nutzen und so zwischen Tischtelefon, Webphone oder App wechseln.
- Zusätzlich können User ihre eigene Handynummer oder eine andere Festnetz- oder Mobilnummer für die Rufumleitung hinzufügen.
- Wenn User nicht erreichbar sein möchten, können sie ihren Endpunkt auf Offline, „Bitte nicht stören" oder nur für Kollegen verfügbar setzen.
Klicke auf Speichern. Du hast jetzt eine Anrufgruppe erstellt.
Anrufplan: Eine Anrufgruppe hinzufügen
- Klicke auf Anrufpläne.
- Wähle die Telefonnummer aus, zu der Du die Anrufgruppe hinzufügen möchtest.
- Klicke auf Anrufplan ändern.
- Klicke auf Schritt hinzufügen, wo die Anrufgruppe klingeln soll.
- Suche im ersten Dropdown-Menü nach Anrufgruppe.
- Wähle im zweiten Dropdown-Menü die Anrufgruppe aus, die Du hinzufügen möchtest.
- Klingelzeit gibt die Anzahl der Sekunden an, die die Ziele in der Anrufgruppe klingeln, bevor der Anruf zum nächsten Schritt im Anrufplan weitergeleitet wird.
- Klicke auf Bestätigen.
- Klicke auf Änderungen speichern.
- Klicke auf Speichern.
Die Anrufgruppe ist jetzt im Anrufplan aktiv und somit live.
Filter: In welcher Gruppe bist Du?
Du kannst auch die Filtersuche im Anrufgruppen-Modul nutzen, um zu sehen, in welcher Anrufgruppe Du oder Deine Kollegen seid.
Gib den Zieltyp ein: User, VoIP Accounts oder Rufumleitung, wähle das Ziel aus, das Du prüfen möchtest, und klicke auf Suchen.
Keine Ergebnisse? Das kann daran liegen, dass Du nach Deinem VoIP Account gesucht hast, während Dein User in der Anrufgruppe ausgewählt ist – oder natürlich umgekehrt!
FAQ
Um Verwirrung zu vermeiden, wähle für eine Anrufgruppe eine interne Nummer, die mit einer anderen Ziffer beginnt als Deine VoIP und User Accounts. So lässt sich jeder Nummerntyp leicht unterscheiden.
Die „Drücke 1 zum Annehmen"-Ansage verhindert, dass Anrufe auf der Voicemail Deines Mobilfunkanbieters landen, es sei denn, Du deaktivierst sie. Um diese Ansage zu vermeiden, stelle die Klingelzeit der Anrufgruppe kürzer ein als die Aktivierungszeit Deiner mobilen Voicemail, damit unsere Plattform den Anruf vor der Voicemail zurückholt.
Um sicherzustellen, dass immer nur ein Gerät klingelt, füge eine Warteschleife mit der Round-Robin-Einstellung zu Deinem Anrufplan hinzu. Diese Konfiguration wechselt die Geräte nacheinander durch.
